Vor der Gründung einer gemeinsamen Steuerungsgruppe für den BIX im Oktober 2004 wurden die Projektpartner Deutscher Bibliotheksverband und Bertelsmann Stiftung von zwei Steuerungsgruppen bei der Durchführung des BIX beraten. 

Die Steuerungsgruppe für den BIX-ÖB setzte sich zusammen aus Vertretern des DBV und BIB, des infas-Institutes für angewandte Sozialforschung, des Nordrhein-Westfälischen Städte- und Gemeindebundes, der Bertelsmann Stiftung sowie Praktikern aus Bibliotheken. Bei den Diskussionen in der Steuerungsgruppe konnten so verschiedene Perspektiven berücksichtigt werden.

Die Grundlage für den BIX-WB wurde 2002 in einer kleinen Arbeitsgruppe von Experten für bibliothekarische Leistungsmessung gelegt. Dabei konnte auf regionale, nationale und internationale Projekterfahrungen zurückgegriffen werden. Die vorhandenen und in der Praxis getesteten Indikatorensysteme wurden auf ihre Aussagekraft und Anwendbarkeit für einen bundesweiten Vergleich hin überprüft und neu aggregiert.

Als somit eine Diskussionsgrundlage vorlag, konstituierte sich - analog zum BIX-ÖB - die Steuerungsgruppe WB, die sich zu einer ersten gemeinsamen Sitzung am 29. April 2003 in Gütersloh traf. Sie bestand aus Vertretern der Landesministerien, Hochschulen, dem CHE und Praktikern aus Universitäts- und Fachhochschulbibliotheken sowie Vertretern beider Kooperationspartner DBV und Bertelsmann Stiftung. So konnte gewährleistet werden, dass in den Diskussionen unterschiedliche Perspektiven gewahrt wurden. Diese Gruppe stellte 2003 und 2004 die Weichen für den BIX-WB auf der Basis der Ergebnisse der Arbeitsgruppe.